Umowa o wolontariat

Z datą rejestracji w systemie rejestracji wolontariuszy Outback Polska pomiędzy osobą rejestrującą się, zwaną dalej Wolontariuszem, a Stowarzyszeniem DeoLink z siedzibą w Wiśle, ul. Malinka 65D/2, reprezentowanym przez Prezesa Henryka Króla, zwanego w dalszej części Korzystającym, została zawarta umowa następującej treści:

1. Korzystający i Wolontariusz zawierają umowę o wolontariat (dalej jako: umowa) podczas weekendów Outback Polska.

2. Wolontariusz zobowiązuje się do wykonywania powierzonych mu zadań z zachowaniem najwyższej staranności, a także do rozliczenia się ze wszelkich środków, jakie zostały mu powierzone w ramach stosunku wolontariatu, w terminie 7 dni od wykonania zadania.

3. Wolontariusz przyjmuje do wiadomości, że charakter zadań będzie określony na bieżąco, zgodnie z potrzebami Korzystającego, przy czym w każdym przypadku zadanie będzie przydzielane adekwatnie do umiejętności i zdolności Wolontariusza, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy.

4. Strony ustalają dzień rozpoczęcia świadczenia zadań wolontariusza na datę zawarcia umowy, zaś zakończenia na dzień 31 grudnia roku, w którym umowę zawarto.

5. Miejscem wykonywania świadczenia będzie co do zasady Polska, a w szczególności teren województwa śląskiego, pomorskiego lub podkarpackiego.

6. Strony ustalają, że świadczenie ma charakter dobrowolny. Wolontariusz oświadcza, że ma świadomość, iż wykonywane świadczenie jest nieodpłatne.

7. Jeżeli Wolontariusz podczas pełnienia obowiązków, wynikających z niniejszej umowy, ulegnie wypadkowi, przysługuje mu odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków.

8. Jakkolwiek Korzystający, będąc jednocześnie administratorem danych osobowych, nie nadaje Wolontariuszowi upoważnienia do przetwarzania danych, to zawierając niniejszą umowę Wolontariusz akceptuje treść oświadczenia o zachowaniu poufności danych osobowych i innych informacji, do których może uzyskać dostęp w toku realizacji umowy. Treść oświadczenia określa Załącznik nr 1, stanowiący integralną część niniejszej umowy.

9. Dodatkowo, każdy wolontariusz obowiązany jest przestrzegać zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz standardów ochrony małoletnich określonych w Załączniku nr 2.

10. W razie nadania Wolontariuszowi funkcji liderskiej wymagającej przyznania uprawnień do przetwarzania danych osobowych, stosowne upoważnienie zostanie nadane odrębnym dokumentem.

11. Integralną część umowy stanowi Regulamin bezpieczeństwa i higieny pracy wolontariusza na weekendzie Outback Polska w brzmieniu określonym w Załączniku nr 3.

12. Korzystający oświadcza, że poinformował Wolontariusza o:

    1. prawie do otrzymania od Korzystającego zaświadczenia o pełnieniu funkcji Wolontariusza,

    2. prawie do bycia informowanym o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania świadczenia,

    3. prawie do bycia informowanym o wszelkich niebezpieczeństwach, jakie są związane z wykonywaniem obowiązków, wynikających z niniejszej umowy i otrzymania niezbędnych środków ochronnych,

    4. prawie do odbywania kursów i szkoleń, niezbędnych do wykonywania obowiązków wolontariusza, na koszt Korzystającego,

    5. prawie do bycia ubezpieczonym przez Korzystającego od następstw nieszczęśliwych wypadków.

    6. Celu, zakresie i sposobie przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z art. 13 rozporządzenia 2016/679 – Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO).

13. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia. W przypadkach uzasadnionych strony mogą rozwiązać stosunek wolontariatu bez zachowania okresu wypowiedzenia.

14. Następujące czynności odpowiadają podpisom składanym na umowach zawieranych w formie tradycyjnej:

    1. Ze strony Wolontariusza – poprawne wypełnienie i przesłanie formularza rejestracji,

    2. Ze strony Korzystającego – potwierdzenie faktu rejestracji Wolontariusza zgodnie z Warunkami udziału w Wydarzeniach organizowanych przez Stowarzyszenie DeoLink, co do zasady w drodze wiadomości e-mail.

15. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie zapisy kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 1057 ze zmianami).

Załącznik nr 1

OŚWIADCZENIE o zachowaniu danych i innych informacji w poufności

Wolontariusz będący stroną niniejszej umowy oświadcza, co następuje:

1. zapoznał się z zasadami bezpieczeństwa informacji, w tym ochrony danych osobowych, które zostały przyjęte u administratora, tj. w Stowarzyszeniu DeoLink z siedzibą w Wiśle (43-460), przy ul. Malinka 65D/2,

2. został zaznajomiony z przepisami o ochronie danych osobowych i o odpowiedzialności karnej za naruszenie bezpieczeństwa informacji.

Jednocześnie Wolontariusz zobowiązuje się do:

1. stosowania przyjętych zasad bezpieczeństwa informacji, w tym ochrony danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi oraz przepisami prawa;

2. stosowania środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających ochronę przetwarzanych informacji, poprzez:

   • zabezpieczanie informacji przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,

   • zachowanie w tajemnicy, zarówno w trakcie trwania współpracy, jak i po jej rozwiązaniu, wszelkich informacji, do których uzyska dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków wolontariusza, a także dotyczących funkcjonowania systemów i urządzeń służących do przetwarzania informacji,

   • zachowanie w tajemnicy identyfikatorów i haseł do systemu informatycznego oraz systemów informatycznych,

   • natychmiastowe zgłaszanie administratorowi oraz inspektorowi ochrony danych próby lub faktu naruszenia bezpieczeństwa informacji.

Wolontariusz przyjmuje do wiadomości, iż postępowanie sprzeczne z powyższymi zobowiązaniami może zostać uznane jako ciężkie naruszenie zasad współpracy.

Załącznik nr 2

INSTRUKCJA ochrony danych osobowych oraz wytyczne dotyczące zachowania standardów ochrony małoletnich dla wolontariuszy Stowarzyszenia DeoLink

Dziękujemy, że chcesz wspierać działania Stowarzyszenia DeoLink jako wolontariusz. Uczestnicy organizowanych przez nas wydarzeń obdarzają nas wysokim zaufaniem. Chcemy zapewnić im wysoki standard bezpieczeństwa, w tym ochrony ich prywatności. Ze względu na to zobowiązujemy cię do zapoznania się z poniższą instrukcją i przestrzegania jej zapisów.

Administrator danych i informacje ogólne

1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie DeoLink z siedzibą w Wiśle (43-460) przy ul. Malinka 65D/2. Stowarzyszenie powołało Inspektora Ochrony Danych osobowych (IOD), który służy swoim doświadczeniem, doradza i weryfikuje procesy związane z przetwarzaniem danych. W razie jakichkolwiek pytań możesz skontaktować się z IOD poprzez email: iod@deolink.org
2. Podstawa prawna przetwarzania
   Ogólne warunki udziału w wydarzeniach organizowanych przez Stowarzyszenie DeoLink stanowią rodzaj umowy między nami a uczestnikiem wydarzenia i są legalną (prawną) podstawą przetwarzania danych osobowych uczestnika.
   Nie musisz znać warunków na pamięć, ale zalecamy tę krótką lekturę https://deolink.org/warunki-udzialu-w-wydarzeniach/

Praktyczne zasady postępowania z danymi osobowymi

Poufność

• nie ujawniaj danych osobowych nikomu, kto nie jest do tego pisemnie upoważniony
• nie zostawiaj wydrukowanych list z danymi (np. imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu) w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych
• nie wysyłaj zbiorowych wiadomości email wpisując adresy odbiorców do pola „Do:”. Jeśli to konieczne, skorzystaj z pola ukrytej kopii „UDW:”
• nie korzystaj z prywatnych adresów e-mail (administrator zapewni potrzebne rozwiązania)
• w komunikacji elektronicznej zakładającej przekazywanie danych osobowych nie wysyłaj zbiorów danych osobowych w postaci jawnej (jako tekst). Używaj połączeń szyfrowanych (np. przez zatwierdzony komunikator), a w przypadku wysyłki e-mailem koniecznie zabezpieczaj pliki hasłem (jedną z metod jest spakowanie pliku lub plików do chronionego hasłem archiwum ZIP, np. programem 7zip)
• nie przesyłaj adresatowi haseł i zaszyfrowanych danych w tej samej wiadomości. Najlepiej użyj odrębnego kanału komunikacji, np. jeśli dane e-mailem, to hasło smsem / wiadomością przez WhatsApp

Minimalizacja i ograniczenie przetwarzania

• przetwarzaj tylko takie dane, które niezbędne są dla zakresu twoich obowiązków, np. jeśli nie jesteś fotografem wydarzenia, nie rób zdjęć / nie nagrywaj na video nieznanych ci uczestników, ani nie rozpowszechniaj zdjęć / video swoich znajomych – a tym bardziej nieznajomych! – bez ich zgody (oprócz RODO dochodzi tutaj ochrona dóbr osobistych i praw autorskich związanych z przetwarzaniem wizerunku)
• usuń dane, kiedy zostanie spełniony cel ich przetwarzania
• jeżeli masz wątpliwość, zapytaj swojego lidera / przełożonego

Celowość

• dane mogą być przetwarzane tylko zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane
• nie używaj danych, do których otrzymałeś dostęp, w celu innym, niż udział uczestnika w wydarzeniu, np. nie dzwoń, nie smsuj po wydarzeniu w sprawach z wydarzeniem nie związanych lub jeśli nie jesteś osobą do tego celu wyznaczoną

Transparentność

• w przypadku pytań ze strony uczestników, jasno przekazuj podstawowe informacje dot. przetwarzania ich danych. Jednak ze względu na bezpieczeństwo nie podawaj żadnych szczegółów dotyczących procedur ani podjętych środków ochrony. Gdyby ktoś miał dodatkowe pytania skieruj go do biura wydarzenia lub zaproponuj kontakt z osobą z biura Stowarzyszenia
• w przypadku jakichkolwiek naruszeń ochrony danych (przypadkowego lub umyślnego złamania którejkolwiek zasady z opisanych powyżej) jak najszybciej zgłoś ten fakt swojemu liderowi / przełożonemu

Środki techniczne

• korzystaj z oprogramowania antywirusowego (także na telefonie i tablecie), skanuj wszystkie nośniki zewnętrzne i pliki ściągnięte z internetu przed uruchomieniem
• komputer musi być zabezpieczony hasłem (przynajmniej 8 znaków, duże i małe litery) lub innym zabezpieczeniem ograniczającym dostęp (PIN, logowanie biometryczne)
• dane osobowe mają być przechowywane na zaszyfrowanym dysku twardym
• wyloguj się z systemu, kiedy go nie używasz
• nie pozostawiaj zbiorów danych osobowych na niezaszyfrowanych nośnikach (pendrive, dyski twarde)
• nie korzystaj z popularnych platform chmurowych do przechowywania plików (w razie potrzeby Administrator zapewni potrzebne rozwiązania)
• zachowuj ogólne środki bezpieczeństwa (nie otwieraj nieznanych załączników, unikaj stron internetowych o niskiej wiarygodności itp.)

Pamiętaj! 

• Jeżeli masz do czynienia z nagłą sytuacją zagrażającą zdrowiu lub życiu, to te wartości mają pierwszeństwo przed ochroną danych (żywotny interes osoby, której dane dotyczą)
• Jeżeli nie wiesz, jak w danej sytuacji postąpić, skontaktuj się ze swoim liderem/ przełożonym.

Standardy ochrony małoletnich – wytyczne dla wolontariuszy

W praktyce nasze wydarzenia mogą obejmować udział osób poniżej 18 roku życia (małoletni, dzieci). W związku z tym obowiązują nas wszystkich szczególne zasady postępowania.
Naczelną zasadą jest działanie dla dobra dziecka i w jego najlepszym interesie.
Jako reprezentant personelu Stowarzyszenia masz obowiązek traktować małoletnich z szacunkiem, uwzględniać ich godność i potrzeby, działać w sposób otwarty i przejrzysty – nie budzący podejrzeń o jakiekolwiek ukryte zamiary. Oto 5 najważniejszych zasad, które Cię obowiązują:

1. Unikaj sytuacji sam na sam i dbaj o pełną przejrzystość kontaktu
   • Nie zostawaj sam na sam z dzieckiem w odizolowanym miejscu. Staraj się działać tak, by inni dorośli mogli cię widzieć lub słyszeć.
   • Jeśli wyjątkowo musisz zostać z dzieckiem sam — poinformuj o tym inną osobę z zespołu i powiedz dokładnie, gdzie będziecie.
2. Zero przemocy, zero upokarzania, zero niestosownych zachowań
   • Nie wolno ci stosować wobec dziecka żadnej formy przemocy — fizycznej, słownej ani emocjonalnej.
   • Zakazane jest zawstydzanie, wyśmiewanie, obrażanie czy używanie wulgaryzmów.
   • Nie wolno ci wykorzystywać swojej pozycji starszego/dorosłego, straszyć, grozić ani wywoływać presji.
3. Zachowuj profesjonalne granice i absolutny zakaz kontaktów seksualnych
   • Nie możesz nawiązywać z dzieckiem żadnych relacji romantycznych ani seksualnych — to dotyczy także sugestii, żartów, komentarzy.
   • Unikaj dotykania dziecka w sposób, który mógłby zostać odebrany jako nieodpowiedni.
   • Jeśli musisz pomóc dziecku w czynnościach higienicznych, ogranicz kontakt do absolutnego minimum i zadbaj, by była przy tym obecna druga osoba z zespołu.
4. Kontaktuj się tylko przez oficjalne kanały, nie przez prywatne social media
   • Nie wolno ci wysyłać ani przyjmować zaproszeń od dzieci w mediach społecznościowych ani prowadzić rozmów prywatnymi kanałami (Messenger, WhatsApp, SMS-y itp.).
   • Korzystaj wyłącznie z oficjalnych kanałów komunikacji wskazanych przez DeoLink.
   Jeśli kontakt online jest potrzebny — zadbaj, by był jawny i odbywał się w obecności innych członków zespołu (najlepiej dorosłych) lub w grupie, nigdy „na osobności”.
5. Chroń prywatność dziecka i nie ujawniaj żadnych wrażliwych informacji
   • Szanuj prywatność dziecka — nie wolno ci przekazywać informacji o jego sytuacji rodzinnej, zdrowotnej, emocjonalnej czy wizerunku osobom, które nie mają do tego prawa.
   • Nie wolno ci robić zdjęć, filmów ani nagrań dziecka na użytek prywatny.
   Każde utrwalenie wizerunku musi mieć podstawę (np. zgodę rodzica), być wykonane przez wyznaczonego do tego celu członka zespołu wydarzenia i służyć wyłącznie celom wydarzenia.

Pamiętaj!

Jeżeli nie wiesz, jak w danej sytuacji postąpić, nie podejmuj pochopnych decyzji i jeśli to możliwe, wycofaj się i skontaktuj się ze swoim liderem/ przełożonym.

Dziękujemy za Twoją służbę!

Załącznik nr 3

REGULAMIN bezpieczeństwa i higieny pracy wolontariusza na Weekendzie Outback Polska

Niniejszy regulamin ma na celu zapoznanie z podstawowymi zasadami bezpiecznego wykonywania czynności wolontariusza w trakcie Weekendu Outback Polska.

Zasady ogólne

• Przewidywany czas wykonywania czynności przez Wolontariusza to co do zasady wyznaczone 3 dni trwania Weekendu Outback Polska, we wskazanej lokalizacji, tj. miejscu, w którym odbywa się weekend Outback. Poszczególne zespoły (służby) mogą wymagać poświęcenia dodatkowego czasu na zadania przygotowawcze przed lub kontynuacyjne po weekendzie.
• Osobami upoważnionymi do podejmowania wszelkich działań w imieniu Organizatora związanych ze współpracą z Wolontariuszami są: wyznaczony na dany rok koordynator Weekendów Outback (tzw. świecki lider) oraz Lider służby, do której jest przydzielony Wolontariusz.
• Organizator zapewnia Wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy w tym:
  • miejsce pracy Wolontariusza odpowiednio przystosowane do prowadzonych zajęć,
  • dostęp do pomieszczeń higienicznych i sanitarnych,
  • pomoc i nadzór nad czynnościami Wolontariusza za pośrednictwem wyznaczonych liderów służb.
• Wolontariusz małoletni musi posiadać zgodę rodziców na świadczenie czynności w ramach umowy wolontariatu.

Zasady porządkowe

• Wolontariusz nie może powierzać wykonania zleconych zadań osobie trzeciej, niebędącej Wolontariuszem.
• Wykonywanie czynności przez Wolontariusza może odbywać się wyłącznie w miejscu i czasie ustalonym z Liderem wolontariatu lub Liderem danej służby.
• Wolontariuszowi zabrania się wykonywania jakichkolwiek czynności niezleconych przez osoby sprawujące nadzór nad jego pracą.
• O każdej nieobecności i niemożności wykonania czynności w ramach Wolontariatu należy niezwłocznie powiadomić telefonicznie lub osobiście Lidera wolontariuszy lub Lidera swojej służby.
• Wolontariuszowi zabrania się palenia tytoniu, spożywania alkoholu, środków odurzających lub substancji psychotropowych w czasie wykonywania czynności, jak również podejmowania czynności pod ich wpływem.
• W przypadku niestosownego zachowania uczestnika lub innej osoby przebywającej w miejscu odbywania się Weekendu Outback Wolontariusz zawiadamia Lidera służby lub Lidera wolontariatu lub świeckiego lidera.
• Wolontariuszowi podczas wykonywania czynności zabrania się używania wobec uczestników agresji fizycznej i słownej, bycia wulgarnym oraz zachowań o charakterze intymnym.

Zasady dotyczące bezpieczeństwa

• Wolontariuszowi zabrania się dokonywania napraw urządzeń elektrycznych i gazowych oraz korzystania z niesprawnych urządzeń.
• Wolontariuszowi zabrania się wnoszenia na teren odbywania się Weekendu Outback ładunków wybuchowych oraz środków łatwopalnych.
• Wolontariuszowi zabrania się podnoszenia i przenoszenia ciężarów ponad normę i możliwości. W przypadkach uzasadnionych dopuszcza się możliwość przenoszenia ciężarów w trybie pracy dorywczej. Obowiązują zasady dźwigania z przykucnięciem na wyprostowanym kręgosłupie przez prostowanie wcześniej ugiętych nóg, przy zachowaniu następujących norm przenoszenia ciężarów:
  • dla kobiet: do 20 kg, kobiety w ciąży: do 3 kg,
  • dla mężczyzn: 50 kg,
  • dla osób młodocianych (od 16. roku życia do uzyskania pełnoletniości): dziewczęta: 14 kg, chłopcy: 20 kg.
• Wolontariusz winien zachować szczególną ostrożność podczas poruszania się po terenie odbywania się Weekendu Outback, w ciągach komunikacyjnych i na urządzeniach sportowych.
• Podczas wchodzenia i schodzenia po schodach należy trzymać się poręczy, aby nie dopuścić do upadku na niższy poziom.
• Wolontariusz winien korzystać wyłącznie z oświetlonych klatek schodowych, szczególnie w budynkach, gdzie instalowane są czasowe wyłączniki oświetlenia.
• Wolontariusz poruszający się po drogach publicznych i parkingu zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ruchu drogowego.
• Wolontariusz, który podczas wykonywania czynności na rzecz korzystającego uległ wypadkowi ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia organizatora lub dowolnej osoby z grona liderów służb.

Postanowienia końcowe

• Wolontariusz zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu wolontariusza i przestrzegania zasad bhp.
• Wolontariusz oświadcza, że został przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa i higieny wykonywanych świadczeń.
• Wolontariusz oświadcza, że został poinformowany o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, a także o przysługujących Wolontariuszowi prawach i ciążących na nim obowiązkach.
• Wolontariusz oświadcza, że nie jest nosicielem chorób zakaźnych i jest zdolny do wykonywania zadań wolontariusza.
• Do osoby wolontariusza mają zastosowanie odpowiednie zapisy Ogólnych Warunków udziału w Wydarzeniach organizowanych przez Stowarzyszenie DeoLink.