Ogólne warunki udziału w Wydarzeniach organizowanych przez DeoLink

I. PRZEDMIOT

Niniejsze “Ogólne warunki udziału w Wydarzeniach organizowanych przez DeoLink” (dalej: Ogólne Warunki) określają zasady umowy zawieranej z osobą uczestniczącą w danym Wydarzeniu.

II. DEFINICJE

Pisane wielką literą zwroty użyte w Ogólnych Warunkach oznaczają:
Organizator – DeoLink, tj. stowarzyszenie rejestrowe z siedzibą w Wiśle (43-460), ul. Malinka 65D/2, KRS 0000160777. DeoLink jest ponadwyznaniową organizacją chrześcijańską współpracującą z kościołami i organizacjami, których celem jest przybliżanie ludziom ewangelii.
Wydarzenie – konferencja, obóz, szkolenie, warsztaty lub inna formuła spotkania zorganizowanego przez Organizatora, które wymaga imiennego zapisu Uczestnika, niezależnie od tego czy udział w Wydarzeniu ma charakter odpłatny lub nieodpłatny.
Usługa Umowna – czynności świadczone Uczestnikowi w ramach udziału w Wydarzeniu – na zasadach określonych w niniejszych Ogólnych Warunkach.
Uczestnik – osoba fizyczna zarejestrowana (zapisana) na Wydarzenie. Uczestnicy małoletni są zapisywani przez rodziców / opiekunów prawnych.
Wolontariusz – osoba fizyczna, która w ramach przygotowania i realizacji Wydarzenia ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje na rzecz Organizatora świadczenia na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z 2018 poz. 450 z późn. zmianami).
System Rejestracji – funkcjonalność udostępniana na stronie internetowej związanej z Wydarzeniem umożliwiająca proces rejestracji (zapisywania się) uczestników na Wydarzenie.
Użytkownik – każda osoba wykorzystująca System Rejestracji do zapisania się na Wydarzenie.
Zawarcie umowy uczestnictwa w Wydarzeniu – moment dostarczenia przez Organizatora Użytkownikowi na wskazany podczas rejestracji adres e-mail potwierdzenia, że zgłoszenie zostało przyjęte i obecność na Wydarzeniu została zaakceptowana.
Polityka Prywatności – obowiązujące zasady postępowania z danymi osobowymi użytkowników serwisów administrowanych przez Organizatora, dostępne pod adresem https://DeoLink.org/polityka-prywatnosci/
Regulamin – zasady działania serwisów internetowych administrowanych przez Organizatora, dostępne pod adresem https://DeoLink.org/regulamin/

III. REJESTRACJA UCZESTNIKA / WARUNKI UCZESTNICTWA.

1. W celu udziału w Wydarzeniu należy:
   a) dokonać rejestracji uczestnictwa za pośrednictwem Systemu Rejestracji
   b) dla Wydarzeń płatnych – uiścić opłatę w wysokości i na zasadach wskazanych odrębnie dla każdego Wydarzenia w Systemie Rejestracji.
2. Rejestracja uczestnictwa w Wydarzeniach odbywa się wyłącznie on-line za pośrednictwem Systemu Rejestracji.
3. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu Rejestracji nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Użytkownik musi posiadać komputer z dostępem do Internetu wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jego zasobów
4. Zakres działania Systemu Rejestracji obejmuje przechowywanie w bazie danych rejestracji Użytkownika i/lub zgłaszanych przez niego osób, a także obsługę tej rejestracji przez Organizatora.
5. Rejestracja uczestnictwa trwa do wyczerpania puli miejsc, ale nie dłużej niż do dnia ustalonego przez Organizatora, o czym informuje on w Systemie Rejestracji i/lub na stronie internetowej Wydarzenia – jeżeli taka strona została uruchomiona.
6. W celu poprawnej rejestracji w Systemie Rejestracji Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić wszystkie pola oznaczone symbolem (*).
7. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane w Systemie Rejestracji są prawidłowe.
8. Ukończenie procesu rejestracji wymaga od Użytkownika złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Ogólnych Warunków i ich akceptacją, co obejmuje również akceptację przetwarzania danych osobowych w celach związanych z realizacją Usługi Umownej.
9. Po pozytywnej weryfikacji rejestracji na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia i zawarcia umowy uczestnictwa w Wydarzeniu.
10. Liczba miejsc udziału w Wydarzeniu jest ograniczona. W szczególnych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo kwalifikowania Uczestników do udziału w Wydarzeniu według klucza innego niż kolejność zgłoszeń.

IV. PRAWA I ZOBOWIĄZANIA STOWARZYSZENIA

1. Organizator dokłada wszelkich starań, by zapewnić realizację Usługi Umownej zgodnie z opisem Wydarzenia umieszczonym w Systemie Rejestracji i/lub na stronie internetowej Wydarzenia (jeżeli taka strona została uruchomiona).
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Wydarzenia z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku rezygnacja z Uczestnictwa w Wydarzeniu może odbyć się bezkosztowo. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Wydarzeniem.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu, gdy wynika to z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
4. Organizator zobowiązuje się do wykorzystywania udostępnionych przez Użytkownika danych osobowych wyłącznie w celach i na zasadach określonych w odrębnym punkcie niniejszych Ogólnych Warunków.
5. Organizator nie odpowiada za przypadki braku dostępności Serwisu Rejestracji zaistniałe w związku z awarią systemu łączności telekomunikacyjnej oraz za inne skutki wadliwego działania łączy telekomunikacyjnych i szkód przez nie wywołanych.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.

V. PRAWA I ZOBOWIAZANIA UCZESTNIKA

1. Uczestnik ma prawo udziału we wszystkich punktach programu danego Wydarzenia oraz korzystania z usług dodatkowych w tym programie przewidzianych lub udostępnianych przez administratora obiektu, w którym Wydarzenie się odbywa.
2. W trakcie Wydarzeń Organizator stara się zapewnić miłą i uprzejmą atmosferę, w związku z czym zobowiązuje się wszystkich Uczestników do:
   a) powstrzymywania się od działań mogących utrudnić lub zakłócić funkcjonowanie Wydarzenia, w szczególności mogących utrudnić korzystanie z Wydarzenia przez pozostałych Uczestników;
   b) powstrzymywania się od działań mogących naruszyć prywatność innych Uczestników, w szczególności zbierania, przetwarzania oraz rozpowszechniania informacji o innych Uczestnikach bez ich wyraźnej zgody;
   c) powstrzymywania się od działań naruszających dobre imię Organizatora oraz podmiotów z nim współpracujących;
   d) przestrzegania przepisów prawa, zasad współżycia społecznego oraz dobrych obyczajów;
   e) przestrzegania wszystkich szczegółowych zasad bądź regulaminów określonych dla danego Wydarzenia
   f) przestrzegania zakazu spożywania alkoholu oraz posiadania i zażywania wszelkich środków psychoaktywnych;
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Wydarzeniem, jak również w miejscach zakwaterowania.
4. W trakcie Wydarzenia, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora i osób go reprezentujących, w tym Wolontariuszy. Dotyczy to w szczególności zakazu rejestracji obrazu, dźwięku i/lub fotografowania wystąpień mówców.
5. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowane jest Wydarzenie, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
6. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż wszelkie zdarzenia i incydenty łamiące postanowienia Ogólnych Warunków mogą być podstawą do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Wydarzeniu i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Wydarzenia lub terenu obiektu, w którym organizowane jest Wydarzenie, bez rekompensaty i zwrotu poniesionych kosztów związanych z udziałem w Wydarzeniu.

VI. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. 1. Dane osobowe Uczestników i Wolontariuszy przetwarzane są na zasadach określonych poniżej, bez uszczerbku dla obowiązujących w ramach wszelkich działań Organizatora Polityki Prywatności oraz Regulaminu.
   2. Wykonując zapisy art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: Rozporządzenie 2016/679) Organizator informuje, co następuje:
      a) Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Stowarzyszenie DeoLink z siedzibą w Wiśle (43-460), przy ulicy Malinka 65D/2 (dalej jako: Administrator danych)
      b) Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@DeoLink.org lub przesyłając korespondencję na adres Administratora danych z dopiskiem „IOD”;
      c) Cele i reguły przetwarzania danych osobowych Uczestnika są następujące:
      • zawarcie umowy (umowa korzystania z Usługi Umownej):
        • Zakres danych: dane identyfikacyjne i dane kontaktowe (imię, nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu),
        • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia 2016/679, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
        • Okres przetwarzania danych: przez okres ważności umowy, czyli najczęściej do zakończenia realizacji Usługi, a w szczególnych sytuacjach przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w tym do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z realizacją umowy lub obowiązkowego dokumentowania dla organów skarbowych – w zależności od tego, który z tych okresów będzie dłuższy;
        • Prawa dotyczące przetwarzania danych: prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
        • Obowiązek podania danych: wymóg umowny. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości zawarcia umowy na realizację Usługi Umownej i tym samym brak możliwości udziału w Wydarzeniu;
   3. promocja działań Administratora – wizerunek Uczestnika (fotografie, filmy i nagrania audio powstałe podczas Wydarzenia):
      • Zakres danych: wizerunek Uczestnika (fotografie, filmy i nagrania audio powstałe podczas Wydarzenia),
      • Podstawa prawna: wyrażenie odrębnej zgody. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia 2016/679, tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
      • Okres przetwarzania danych: do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie tych danych,
      • Prawa dotyczące przetwarzania danych: prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
      • Obowiązek podania danych: podanie danych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość wzięcia udziału w Wydarzeniu, jednakże niezbędne do realizacji określonego powyżej celu przetwarzania;
   4. informowanie Uczestnika o innych Wydarzeniach i przedsięwzięciach Administratora (oferowanie w przyszłości możliwości skorzystania z innych usług i treści):
      • Zakres danych: dane kontaktowe Uczestnika (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu),
      • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia 2016/679, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora,
      • Okres przetwarzania danych: do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu,
      • Prawa dotyczące przetwarzania danych: prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
      • Obowiązek podania danych: podanie danych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość wzięcia udziału w Wydarzeniu, jednakże niezbędne do realizacji określonego powyżej celu przetwarzania;
      • Dodatkowe świadczenia na rzecz Uczestnika – dane będą przetwarzane w celu ewentualnego dostosowania sposobu realizacji Usługi Umownej do indywidualnych potrzeb lub preferencji Uczestnika:
        • Zakres danych: określony przez osobę, której dane dotyczą. Chodzi o wszelkie dane przekazane przez Użytkownika z Jego woli (niewymagane lub nieokreślone przez Administratora danych), np. w szczególności polach formularza zgłoszeniowego opisanych jako „Inne” lub „Uwagi”,
        • Podstawa prawna: wyrażenie odrębnej zgody. Podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a lub – w przypadku danych szczególnych kategorii – art. 9 ust. 2 lit. a Rozporządzenia 2016/679, tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
        • Okres przetwarzania danych: do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie tych danych,
        • Prawa dotyczące przetwarzania danych: prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
        • Obowiązek podania danych: podanie danych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość wzięcia udziału w Wydarzeniu, jednakże niezbędne do realizacji określonego powyżej celu przetwarzania;

      d) dane adresowe organu nadzorczego właściwego do zgłaszania skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych: Prezes Urzędu Ochrony Danych osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl/
      e) Dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom, z wyjątkiem podmiotów uprawnionych do ich przetwarzania na podstawie przepisów obowiązującego prawa oraz podmiotom realizującym usługi, które są niezbędne do bieżącego funkcjonowania, z którymi Administrator danych zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 Rozporządzenia 2016/679;
      f) W związku ze stosowanymi przez Administratora narzędziami do zarządzania bazą danych dane osobowe Uczestnika mogą być przetwarzane na terytorium państwa trzeciego w rozumieniu Rozporządzenia 2016/679. Szczegółowe informacje o podmiotach z krajów trzecich, którym mogą być udostępniane dane oraz o mechanizmach zabezpieczenia danych w takich przypadkach znajdują się pod poniższym linkiem https://deolink.org/informacja-o-transferze-danych-do-krajow-trzecich/
      g) dane osobowe Uczestnika nie będą wykorzystane do podejmowania decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

          3. W celu skorzystania z praw, o których mowa powyżej należy przesłać stosowne żądanie:

      • pocztą elektroniczną – na adres iod@deolink.org lub
      • pocztą tradycyjną na adres: DeoLink, ul. Malinka 65D/2, 43-460 Wisła, z dopiskiem „IOD”.

      VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

      1. Przepisy „Ogólnych warunków udziału w Wydarzeniach organizowanych przez DeoLink”, regulują zasady realizacji Usługi Umownej, stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Wydarzeniu i obowiązują wszystkich Uczestników.
      2. Żadna ze Stron (tj. ani Uczestnik, ani Organizator) nie może przenieść na osobę trzecią uprawnień wynikających z Warunków Ogólnych bez pisemnej zgody drugiej Strony.
      3. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail i/lub numeru telefonu Uczestnika podanego podczas rejestracji na Wydarzenie, celem przekazywania Uczestnikom Wydarzenia istotnych informacji organizacyjnych,  m.in. o zmianach programu Wydarzenia.
      4. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż wszelkie zdarzenia i incydenty łamiące postanowienia Ogólnych Warunków mogą być podstawą do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Wydarzeniu i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Wydarzenia lub terenu obiektu, w którym organizowane jest Wydarzenie, bez rekompensaty i zwrotu poniesionych kosztów związanych z udziałem w Wydarzeniu.
      5. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w „Ogólnych warunkach udziału w Wydarzeniach organizowanych przez DeoLink”.
      6. W przypadku zmiany Ogólnych Warunków ich doręczenie Użytkownikom odbywać się będzie poprzez umieszczenie na stronie Systemu Rejestracji i/lub na stronie internetowej Wydarzenia, jeśli taka została utworzona.
      7. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmiany Ogólnych Warunków, każdy Uczestnik, który zarejestrował się na Wydarzenie, powinien niezwłocznie zapoznać się̨ ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Ogólnych Warunków, Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres kontakt@DeoLink.org. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 14 dni od wejścia w życie zmienionych Ogólnych Warunków. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Ogólnych Warunków w podanym wyżej terminie, oznacza to akceptację zmian Ogólnych Warunków przez Uczestnika (tzw. milcząca zgoda).
      8. Spory powstałe w związku z wykonywaniem Usługi Umownej będą rozstrzygane polubownie.
      9. W przypadku braku polubownego rozwiązania, spory pomiędzy Stronami umowy będą podlegały rozstrzygnięciu przez Sąd właściwy ze względu na siedzibę DeoLink.
      10. We wszystkich kwestiach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie zastosowanie mają właściwe przepisy Kodeksu Cywilnego.
      11. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: DeoLink, ul. Malinka 65D/2, 43-460 Wisła oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: kontakt@DeoLink.org.